Revista LOJAS Papelaria - Edição 284

LOJAS PAPELARIA - JUNHO 2019 33 GESTÃO Conheça cinco vantagens de gerenciar as impressões de sua empresa Por Rodrigo Reis* Responda rápido: você consegue estimar quanto sua empresa gasta com impressões todos os meses? Muitos empresários não têm conhecimento desse número e os que sabem costumam se assustar com as despesas envolvidas. O investimento necessário para manter esse serviço nas organizações é um dos principais custos do ambiente corporativo - e o que possui maior potencial de economia. Entretanto, é necessário ter uma gestão completa para identificar os problemas e pontuar as soluções. Confira cin- co motivos para sua companhia investir em um gerenciamento de impressões: 1 - Melhore a eficiência e reduza o desperdício de suprimentos Um documento aqui, um relatório ali e o empresário nem percebe o impacto que essas impressões têm no dia a dia. A consultoria Gartner estima que 3% dos lucros de uma empresa são desperdi- çados com papéis, impressões, suprimentos e armazenamento de arquivos e 50% do desperdício são em papel - números elevados em um cenário de intensa competitividade econômica. Com o ge- renciamento na área, os profissionais imprimem apenas o que for necessário, reduzindo os gastos com suprimentos e melhorando a eficiência da área. 2 - Consiga reduzir os gastos desnecessários Melhorar a eficiência implica em identificar falhas no processo - o que leva naturalmente a uma redução nos gastos. O processo de impressão de uma empresa envolve vários fatores que muitos não percebem, como a manutenção de equipamentos, papéis, toner e demais suprimentos. Quando os profissionais conseguem reduzir a quantidade de impressões, reduz também as despesas da área - uma economia que pode chegar a 30% do total. Esse valor pode ser investido em outros departamentos e melhorias. 3 - Descubra como ela pode ajudar na estratégia da empresa O gerenciamento de impressão fornece relatórios, permitindo que o empresário tenha uma visão clara da área. Além disso, esses do- cumentos oferecem informações precisas que podem ser utilizadas para otimizar outros setores. Atualmente os dados constituem um ativo importante nas organizações. Com eles, os profissionais con- seguem melhorar a tomada de decisão e definir melhor o planeja- mento da companhia. 4 - Identifique atualizações e melhorias nos equipamentos Sem um gerenciamento adequado, a empresa não consegue rea- lizar trabalhos preventivos com todos os equipamentos do parque de impressões. Dessa forma, os profissionais só des- cobrem um problema com as máquinas quando já é tarde demais, o que encarece o conserto ou exige até a troca completa por um produto mais novo. O ideal é conseguir prever quando uma solução começa a dar problemas, facilitando o reparo sem impactar a produ- tividade e o orçamento. 5 - Conte com o apoio de uma equipe especializada Por fim, o gerenciamento de impressões deve ser fei- to por profissionais especializados no assunto e não por setores que têm outras prioridades. A melhor for- ma de realizar essa tarefa é contar com o apoio de uma empresa especializada no assunto, que oferece consultoria e serviços de outsourcing. Assim, a ges- tão de todas as impressões é feita sem sobrecarregar os colaboradores e, principalmente, permitindo que a organização possa se dedicar exclusivamente ao seu ramo de atuação. *Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e arma- zenamento de documentos.