Revista LOJAS Papelaria - Edição 306

34 LOJAS PAPELARIA Como organizar e gerenciar documentos de forma eficaz Gerenciamento de documentos automatiza processos corporativos e melhora produtividade Um dos principais desafios da gestão corporativa não é encontrar os me- lhores dados, mas tê-los em mãos no momento mais adequado. É preciso acessar diferentes documentos e, se não estiver tudo organizado, o gestor perde um tempo considerável até encontrar o arquivo que ele precisa – seja físico ou digital. Aqui no Brasil, os profissionais perdem cerca de duas horas diárias bus- cando documentos perdidos na empresa, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD). Ou seja, 25% da jornada de trabalho normal é desperdiçada. Não bastasse isso, as organizações perdem um documento a cada 12 segundos em média. Esse descuido com os arquivos contrasta com a importância cada vez maior das informações nos negócios. A Pesquisa Global de Gestão de Dados, realizada pela Serasa Experian, mostra que três em cada quatro profissionais (77%) acreditam que o investimento em gestão de dados no presente vai ajudar a enfrentar as crises futuras. “Hoje, as empresas precisam agilizar processos e aumentar a eficiência. É o famoso ‘fazer mais com menos’. O gerenciamento de documentos vai ao encontro desta necessidade ao digitalizar os arquivos de papel mais importantes, gerenciá-los e garantir o acesso de forma simples e segura em qualquer hora do dia”, comenta Rodrigo Reis da Reis Office. A empresa, espe- cialista em soluções para impressão, digitalização, transmissão e armaze- namento de documentos, oferece uma nova solução para esta questão. Com o Arquivo Digital, é possível gerenciar todos os documentos eletrôni- cos da organização e automatizar processos de forma inteligente. O sistema converte papéis em arquivos digitais e seu armazenamento local facilita o acesso aos profissionais, uma vez que separa as informações mais importantes em um sistema de busca. Basta digitar no campo específico as palavras-chaves para visualizar os documentos relacionados. Além disso, traz segurança ao permitir o acesso controlado de acordo com o perfil de cada usuário, em consonância com a LGPD. Além do armazenamento de arquivos e controle de permissões, o Arquivo Digital possibilita maior automação de processos. Entre as funções especí- ficas para isso estão a possibilidade de criação de diretórios (com pastas e subpastas vinculadas a um departamento específico), validade de arquivo e a criação de um fluxo de trabalho de acordo com os perfis das pessoas. “Não existe mais espaço para desperdícios no ambiente corporativo. Logo, a gestão de documentos torna-se uma estratégia imprescin- dível para quem deseja crescer e se consolidar em suas áreas de atuação”, conclui Rodrigo Reis. Suzano figura entre as 100 empresas com melhor reputação em ranking da Merco A Suzano está entre as 100 empresas de melhor reputação e governança corporativa do Brasil no ranking Merco 2020. O levantamento é divulgado anualmente pelo Monitor Empresarial de Reputação Corporativa. A companhia foi eleita em primeiro lugar no ranking setorial de Madeira, Papel e Celulose e ocupou a 41ª posição na pesquisa geral, subindo 39 colocações em relação ao ano anterior. O ranking é elaborado a partir da avaliação de diretores de empresas, especialistas, consumidores e a popu- lação de modo geral, bem como técnicos da Merco. Eles analisam cinco critérios principais: comportamento ético, transparência e boa governança, responsabilidade com os funcionários, compromisso com o meio ambiente e mudanças climáticas e contribuição à comunidade. “Essa conquista reforça a relevância do trabalho de marca que temos cons- truído na Suzano a várias mãos. É um reconhecimento que vem em um mo- mento muito especial para nós, ano de lançamento da primeira campanha institucional da companhia em 97 anos”, afirma Marcela Porto, Head de Comunicação e Marca da Suzano. A Suzano também teve destaque no ranking de 100 Líderes da Merco. O pre- sidente Walter Schalka avançou 36 posições e alcançou o 46º lugar em 2020. A Merco é uma organização espanhola reconhecida no mercado ibero-ame- ricano e se tornou um dos monitores de reputação de referência no mundo, atuando em países como Espanha, Colômbia, Chile, Argentina, Equador, México, Peru e Brasil. Vencedora do setor de Madeira, Papel e Celulose, a companhia subiu 39 colocações na pesquisa geral GIRO I