Gerenciamento de documentos automatiza processos corporativos e melhora produtividade
Um dos principais desafios da gestão corporativa não é encontrar os melhores dados, mas tê-los em mãos no momento mais adequado. É preciso acessar diferentes documentos e, se não estiver tudo organizado, o gestor perde um tempo considerável até encontrar o arquivo que ele precisa - seja físico ou digital.
Aqui no Brasil, os profissionais perdem cerca de duas horas diárias buscando documentos perdidos na empresa, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD). Ou seja, 25% da jornada de trabalho normal é desperdiçada. Não bastasse isso, as organizações perdem um documento a cada 12 segundos em média.
Esse descuido com os arquivos contrasta com a importância cada vez maior das informações nos negócios. A Pesquisa Global de Gestão de Dados, realizada pela Serasa Experian, mostra que três em cada quatro profissionais (77%) acreditam que o investimento em gestão de dados no presente vai ajudar a enfrentar as crises futuras.
“Hoje, as empresas precisam agilizar processos e aumentar a eficiência. É o famoso ‘fazer mais com menos’. O gerenciamento de documentos vai ao encontro desta necessidade ao digitalizar os arquivos de papel mais importantes, gerenciá-los e garantir o acesso de forma simples e segura em qualquer hora do dia”, comenta Rodrigo Reis da Reis Office.
A empresa, especialista em soluções para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, oferece uma nova solução para esta questão. Com o Arquivo Digital, é possível gerenciar todos os documentos eletrônicos da organização e automatizar processos de forma inteligente.
O sistema converte papéis em arquivos digitais e seu armazenamento local facilita o acesso aos profissionais, uma vez que separa as informações mais importantes em um sistema de busca. Basta digitar no campo específico as palavras-chaves para visualizar os documentos relacionados. Além disso, traz segurança ao permitir o acesso controlado de acordo com o perfil de cada usuário, em consonância com a LGPD.
Além do armazenamento de arquivos e controle de permissões, o Arquivo Digital possibilita maior automação de processos. Entre as funções específicas para isso estão a possibilidade de criação de diretórios (com pastas e subpastas vinculadas a um departamento específico), validade de arquivo e a criação de um fluxo de trabalho de acordo com os perfis das pessoas.
“Não existe mais espaço para desperdícios no ambiente corporativo. Logo, a gestão de documentos torna-se uma estratégia imprescindível para quem deseja crescer e se consolidar em suas áreas de atuação”, conclui Rodrigo Reis.
